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El propósito de un precinto
es el de evidenciar la violación del mismo.
El mejor precinto o cualquier mecanismo de seguridad es sólo
tan bueno como los sistemas y procedimientos usados para sus aplicaciones.
Las pautas que a continuación se indican están pensadas
para ayudar al usuario a desarrollar los sistemas y procedimientos
correctos para impedir el robo.
PROCESO DE COMPRA Y ALMACENAMIENTO
Proceso de compra
- La responsabilidad de compra de los precintos
debe corresponder a una sola persona.
- Todos los pedidos de precintos se harán
desde la oficina central o en su defecto desde una localización
determinada por parte del comprador.
- Al fabricante de los precintos se le deben
dar instrucciones para el envío de los precintos a una persona
específica en la oficina central o en otro lugar designado.
- En cada precinto se marcará, además
de la numeración consecutiva, el nombre de la compañía
o las iniciales.
- Cada factoría debe ser codificada
por letra, número o color.
Proceso de almacenamiento
1. Todos los precintos y mecanismos de seguridad
serán almacenados en un área controlada, para impedir
que personas no autorizadas los obtengan para su uso ilegal.
REGISTRO DE SALIDAS
- Controlar
en un libro el registro de la salida de los precintos y en otro,
el registro de entrada.
- Usar libros
de cubierta dura, no usar libros de hojas cambiables.
- El registro
de salidas englobará la siguiente información:
- La fecha y hora en que el precinto es aplicado.
- Número del camión.
- El destino de la carga.
- Nombre de la persona que aplica el precinto.
- Nombre del conductor.
- Si el
conductor no forma parte de la empresa que realiza el envío,
el recuento del inventario de mercancías y la aplicación
del precinto se hará en presencia del representante de
la empresa expedidora. El transportista anotará en el conocimiento
de embarque, el número de precinto aplicado en el lugar
de envío (muelle).
APLICACIÓN
Para mantener un control sobre el sistema de
precintaje, todos los precintos deben ser correctamente aplicados
y comprobados por una persona de seguridad.
Seleccionar
un precinto adecuado basado en el destino, valor y susceptibilidad
al robo. Puede ser que se requiera un precinto de alta seguridad.
Serán utilizados para la aplicación
los siguientes procedimientos:
- El precinto será utilizado tanto en
puertas laterales como traseras.
- Correr la tira del precinto una sola vez
a través del pasador. Si el precinto se pasa más
de una vez por el pasador, éste no se puede leer.
- Escuchar el "click" cuando la
punta del precinto sea insertada en el casquillo .
- Para asegurar la eficacia del precinto
tirar de la tira del precinto y girar la sección del precinto
que ha sido insertada en el mecanismo de cierre
PROCEDIMIENTOS EN LA ENTRADA
Todos los transportistas entregarán
sus pases de entrada al personal de control.
El personal de control verificará la
información que es presentada por el transportista.
El personal de control llevará un control
sobre la siguiente información:
- Número del tractor.
- Número del contenedor.
- Número del precinto, color y código.
- -Nombre del transportista y número
de la licencia del conductor.
- Fecha y hora.
Para prevenir el desarrollo de una norma, varios
envíos poco valiosos también deberían usar
precintos de alta seguridad.
El personal de control tendrá precintos
de diferentes colores a su disposición que le permitirán
comprobar las cargas fácilmente.
Todos los reconocimientos se harán en
presencia de otro oficial de seguridad.
ROTURA DE PRECINTOS
Si es necesario romper un precinto antes de
que llegue a su destino final, deberá ser controlada la siguiente
información, especialmente en las estaciones de carretera.
- Nombre de la persona que ha roto el precinto.
- La razón por la que se rompe el precinto.
- Hora y fecha en que el precinto fue roto.
- El número de serie del precinto.
- El número de serie del precinto
nuevo.
- -Nombre de los testigos que han presenciado
la rotura del precinto, si procede.
El informe del precinto roto se debe registrar
de acuerdo con el jefe de la terminal y/o el oficial de seguridad
en la terminal de expedición cualquiera que sea la distancia
a la que se encuentre el transportista del lugar de origen.
ELIMINACIÓN DE PRECINTOS Y CONTROL
DE ENTRADAS
Para asegurar la integridad de un precinto
antes de ser retirado se debe hacer una comprobación física.
Para retirar un precinto se recomiendan los
siguientes procedimientos:
- Desprecintará sólo el personal
de seguridad autorizado.
- En el libro de entrada se registrará
el nombre, el número de serie y toda la información
codificada que aparece en el precinto.Asegúrese de que
el precinto es el que se colocó en origen.
- Comparar el nombre, número de serie
y toda la información codificada que aparece en el precinto.
Asegúrese de que el precinto es el que se colocó
en origen.
- Previo a la destitución del precinto
asegurarse que éste no ha sido acortado o falsamente precintado.
Comprobar posibles marcas raras y si ha sido violada.
- Tirar del precinto y girar a derecha e
izquierda para asegurarse de que la cabeza del precinto no ha
sido violada.
- Cualquier discrepancia será transmitida
a las personas asignadas a aceptar tales declaraciones así
como serán controladas en el libro de registro de entradas.
- Todos los envíos recibidos con un
precinto violado, deben ser registrados tal y como se ha dicho
en la sección anterior, y reprecintados si se requiere
un transporte adicional.
- Cualquier evidencia de robo será
transmitida al departamento se seguridad y la investigación
empezará al momento, independientemente de la hora que
sea.
PROCEDIMIENTOS SUPLEMENTARIOS
Se pueden tomar los siguientes pasos para reforzar
el programa de control del precinto y desalentar a los ladrones.
- Asegurar que las bisagras de la puerta y
la manilla de cierre no se pueden abrir sin violar el precinto.
- Usar precintos codificados por colores
para distinguir géneros, terminales, almacenes, planta,
entradas o salidas de envíos y períodos de tiempo.
- Usar precintos de diferente color para
camiones que regresan sin cargamento para impedir que los transportistas
los utilicen privadamente en sus viajes de vuelta.
- Cambiar periódicamente el precinto
de color para impedir la utilización de precintos viejos
no autorizados.
- -Las compañías que envían
un camión con cargamento de mercancía dentro de
un área local, que hagan de 2 a 7 paradas, pueden asegurar
el camión con precintos de diferente color después
de cada parada.
PRECINTOS CIERRE DE ALTA SEGURIDAD
Los tradicionales precintos de metal o de plástico
no siempre son efectivos.
El desarrollo de cables extrafuertes, con cierre
automático y nº de serie, o de, los precintos de cierre
de metal duro, se efectuó para proporcionar la seguridad
física y la integridad del precinto.
Se recomienda el uso de precinto de cierre
de alta seguridad para las siguientes áreas:
- Envíos de alta seguridad.
- Envíos de mercancías en tren,
barco o avión.
- Envíos internacionales.
- Transporte y almacenamiento en áreas
de alto delito o vehículos aparcados.
Se necesitan cortadores de cables o bien cizallas
de corte manual para retirar precintos de alta seguridad.
- El uso de herramientas de corte deberá
ser cuidadosamente controlado.
- A los transportistas no les será
permitido llevar cizallas salvo ocasiones especiales.
PRECINTOS CANDADO
La función primordial de los precintos
es proteger la carga durante el recorrido de largas distancias,
la función básica del precinto candado es la de asegurar
la carga de entregas locales.
Deberán establecerse los siguientes
procedimientos del precinto candado para asegurar su uso efectivo
en su programa de seguridad.
- Se deberá emplear un libro de registro
para el control de la llave y el precinto
- Usar libros de cubierta dura, no usar libros
de hojas cambiables.
El control de la llave y el precinto en el
libro de registro deberá contener la siguiente información:
- Fecha y hora en que la llave y el precinto
de candado han sido tomadas.
- Número de camión.
- El destino de la carga.
Todas las llaves y precintos deberán
estar numerados.
Las llaves maestras deberán ser restringidas
a dos individuos específicos.
Los cierres deberán ser fijados al camión
con un cable o cadena.
Los extremos de cierre del precinto candado
deberán encajar perfectamente.
El precinto deberá incorporar un medio
de sujetar la llave cuando el cierre esté abierto para:
- Impedir la pérdida de la llave.
- Asegurar el cierre obligatorio después
de cada uso.
En caso de que la llave se rompa, todas las
piezas deben ser presentadas antes de que la nueva llave sea puesta
en circulación.
Todos los cierres, llaves y libros de control
de los precintos de candado deberán ser guardados en un lugar
de seguridad.
El uso adicional de precintos plásticos
o metálicos asegurará además los programas
de seguridad de su candado.
Estos procedimientos no interferirán
con la recepción, almacenamiento, procesamiento y movimiento
de su carga. Como en cualquier procedimiento nuevo, el sistema debe
ser flexible a sus necesidades.
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